Cómo producir un evento desde cero y no morir en el intento. Premios Crecer de Banco Sabadell
¿Alguna vez has conocido las tripas de un gran evento?
Cada evento es un mundo. Esto es una frase hecha pero, en ocasiones, toma un significado muy especial. La complejidad de un evento generalmente no es visible para el que lo disfruta pero, quien conoce las "tripas", es consciente que intervienen cientos de factores para que todo salga como se había imaginado.
Producción del evento "Premios Crecer" de Banco Sabadell
Los PREMIOS CRECER de Banco Sabadell son un claro ejemplo. No es el más grande ni el más complejo que Neozink ha producido pero pero se trataba de un evento muy especial para 350 invitados a los que habáa que sorprender en un lugar muy singular. Aparentemente parece un evento más... PERO NO.
Partiendo de una idea y de un concepto, en esta ocasión de la agencia Vis-Tek, toca hacerlo posible y mejorar el resultado imaginable. Ese es el primer reto partimos de una idea de guión, pero tenemos que mejorarla y hacerlo todo muy bonito (y espectacular).
El emplazamiento del evento
El comienzo de las tripas está en la búsqueda del emplazamiento, el cual ha de ser muy singular.. Las prospecciones, las gestiones de permisos, los proyectos técnicos visados se convierten en el primer tramo de las tripas y os garantizo que está lleno de obstáculos. En este caso se eligió la Galería de Cristal, con una espectacular bóveda acristalada y con más de 2.400 m2, en el Palacio de Cibeles de Madrid, sede del Ayuntamiento. Como podéis imaginar, al ser un espacio público, la complejidad aumenta.
La organización del evento, liderado por nuestro departamento de producción, se divide en equipos, cada uno de los cuales se encargan de la organización de las diferentes secciones.
Como comentamos el primer reto es conseguir el emplazamiento. Un equipo se ocupa de ello: prospección, contratación, permisos, planos, visados, etc.
La producción del evento
La producción previa de muchos detalles es fundamental. Presentadores, actuaciones, vestuario, merchandising, catering... En este evento la presentadora elegida fue la actriz Anabel Alonso y se coordinó la creación de un showroom para elegir vestuario de la diseñadora Esther Noriega... Se realizaron castings para conseguir un doble infantil de la actriz y confeccionar su vestuario similar al elegido por la presentadora, castings para las actuaciones en escenario, coordinación de catering, servido por Paco Roncero...
Mucho antes de la celebración se comienza con el diseño de escenario, distribución de espacios, diseño y ubicación de photocall, diseño de proyecciones y pantallas, decoración del emplazamiento, atrezzo, diseño de elementos de merchandising...
Paralelamente se confecciona el flujo de invitados, el control de accesos, a través de un sistema informático online, para facilitar la entrada y recabar datos de los asistentes, coordinando toda la seguridad con el equipo de Banco Sabadell.
El equipo técnico se encarga de los audiovisuales. Para este evento una parte fundamental es la iluminación, las pantallas y el sonido con actuación musical en directo. Se utiliza una gran pantalla de led para escenario, sonorización perimetral, proyecciones sobre fachadas, cambios de color, producción de señal en directo...
El día del evento
Llega el día del evento y hay que controlar y coordinar los distintos espacios clave: entrada y guardarropa, photocall, catering, backstage, escenario y regiduría general del evento. Un equipo funcionando como un reloj.
Ya tenemos diseccionadas las tripas pero llega el reto imposible. Tenemos que convertir los 2.400 metros en algo espectacular y, para ello, tenemos tan solo 24 horas desde que entra el primer miembro de producción. Y, por si fuera poco, se tiene que desmontar absolutamente todo en menos de 6 horas tras el evento.
EL RESULTADO, UN ÉXITO. Un evento muy especial que disfrutaron a lo grande los invitados y que disfrutamos nosotros creando.
El evento en números:
- Dos meses de trabajo previos al evento con un equipo de 8 personas
- Se coordinan más de 100 personas durante el montaje
- 10 técnicos de sonido, imagen e iluminación.
- 15 personas de coordinación y personal de apoyo durante el evento.
